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Antworten auf Fragen zu LaCash - Bedienung & Betrieb

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Bedienung und zum Betrieb Ihrer LaCash-Kassensoftware.

 

Allgemeines

 

Das Problem tritt auf Windows 7 Systemen auf, deren Support seitens Microsoft abgelaufen ist. Wechseln Sie auf Windows 10.

 

Wenn Sie bisher auf Port 465 versendet haben, so versuchen Sie es alternativ auf Port 587. Wenden Sie sich an Ihren Mailprovider, um die korrekten Einstellungen für den SMTP-Versand zu erhalten.

Falls Sie noch Windows 7 verwenden, so wechseln Sie auf Windows 10.

 

Ursache ist ein Konfigurationsfehler bei der Netzwerk-Installation. Das Programm wurde auf einem anderen Arbeitsplatz unter der gleicher Kassennummer gestartet. Wahrscheinlich ist auf Ihrem Büroarbeitsplatz die Kassennummer auf 1 gestellt. Diese muss dort auf 0 stehen. Korrigieren Sie die Einstellung in der INI-Datei (siehe Handbuch).

Nein, dies ist bei einem modernen Kassensystem nicht möglich, da für die Zahlung eines Bons mehrere Zahlungsmittel gemischt verwendet werden können.
Beispiel:
Verkauf von
- Artikel A mit 50,- Euro und 19% MwSt
- Artikel B mit 50,- Euro und 7% MwSt.
Zahlung
- 40 Euro Barzahlung
- 60 Euro EC-Zahlung
Entfallen die 40 Euro BAR jetzt auf einen Anteil von Artikel A oder B? Dies ist nicht festlegbar. Insofern ist keine MwSt-Zuordnung zum Zahlungsmittel möglich.
Für die Erhebung der Umsatzsteuer ist es irrelevant, mit welchem Zahlungsmittel ein Artikel bezahlt wurde. Eine entsprechende Aufteilung ist steuerlich nicht erforderlich.

 

Das neutrale Verrechnungskonto wird aus buchungstechnischen Gründen benötigt. Es ist mit 9999 vorbelegt und kann in Absprache mit dem Steuerberater auf ein beliebiges geeignetes neutrales Konto geändert werden.

Da die Kasse Mischzahlungen verarbeitet, also mehrere Zahlungsmittel für einen Beleg und gleichzeitig in einem Beleg diverse Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen und Ertragskonten vorkommen können, ist keine direkte Buchung von Artikel-Ertragskonten gegen Aktivkonten (Bar, EC, etc) möglich (siehe dazu auch das Beispiel unter "Kann man die MwSt nach Zahlungsarten aufteilen?").

Daher werden in einer Buchung die Artikel-Ertragskonten gegen das Verrechnungskonto gebucht und in einer zweiten Buchung die Zahlungsmittel gegen das Verrechnungskonto.

 

Ab 01.01.2020 ist der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gesetzlich vorgeschrieben. Entsprechende Geräte sind in Form eines USB-Sticks erhältlich und können so problemlos an einen freien USB-Port angeschlossen werden. Beachten Sie, dass Sie zur Ansteuerung der TSE eine aktuelle Version Ihrer Kassensoftware benötigen.

 

Wenn Sie das Modul Kundendatenbank bestellt haben und trotzdem keine Kundendaten sehen, so liegt dies an den Datenschutz-Einstellungen. Laut DSGVO gilt “privacy by default”. Sie müssen daher die entsprechende Berechtigung jeweils in den Kassierer-Stammdaten einzeln zuteilen. Gleiches gilt, wenn nach einem Update die Kundendaten plötzlich verschwunden zu sein scheinen.

 

Es handelt sich hier um die Kennzeichnung des MwSt-Satzes (a=Voller Satz bzw. 19%, b=Ermäßigter Satz bzw. 7%).

 

Mit Orgasoft.NET ist ein Datenaustausch in beide Richtungen möglich.

Sie können automatisiert Artikeldaten, Warengruppen und Hauptwarengruppen sowie Kundendaten aus Orgasoft.NET in die Kasse übernehmen. Umgekehrt werden alle Umsatzdaten aus der Kasse automatisch nach Orgasoft.NET exportiert.

Hier finden Sie eine Anleitung zur Konfiguration von Organsoft.NET.

 

Um die Artikelstammdaten aus Amicron in LaCash zu übernehmen müssen Sie diese zunächst aus Amicron exportieren.
Konfigurieren Sie Amicron (Version 10 oder 11) dazu mit folgender Definitionsdatei:

Amicron-LaCash-Export.ini

Importieren Sie dann die erzeugte Artikel-Datei in LaCash über das Menü: Stammdaten -> Import -> Artikel -> Amicron
Die Datei wird von LaCash automatisch im Verzeichnis gesucht, welches Sie unter Programm/Einstellungen/WaWi-Interface konfiguriert haben (Import-Pfad). Der Dateiname muss ARTIKEL_AMICRON.TXT lauten.

Ja, um die Daten für den Betriebsprüfer bereitzustellen, melden Sie sich als “0-Admin” an und wählen den Menüpunkt
Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung -> Daten für Betriebsprüfung bereitstellen
Sie können dabei den gewünschten Prüfungszeitraum angeben. Die Daten werden wahlweise im Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung, im Format DFKA-Taxonomie oder als Datenbank im Access-Format bereitgestellt. Programmversionen ab 2020 werden die Daten zusätzlich im neuen Format der Finanzverwaltung DSFinV-K bereitstellen

Neben den Listen, die im Programm enthalten sind (Kassenbericht, Bon-Historie, etc) können Sie dieses über die SQL-Auswertung erstellen:

SELECT bunr, datumzeit, betrag, sum1, mwst1, sum2, mwst2, sum3, mwst3, sum0
FROM kass  
WHERE datumzeit >= #01.01.2016 00:00:00#
  AND datumzeit <= #31.12.2016 23:59:59#
ORDER BY bunr

Hinweis: bei einem SQL-Server verwenden Sie ’ statt #, also z. B. ’01.01.2016 00:00:00’

Die Bedeutung der Spalten ist wie folgt

  • bunr = fortlaufende Buchungsnummer/Bonnummer
  • datumzeit = Datum und Zeit der Buchung
  • Betrag = Gesamtbetrag des Bon
  • sum1 = Bruttosumme mit vollem MwSt-Satz
  • mwst1 = MwSt-Betrag des vollen MwSt-Satzes
  • sum2 = Bruttosumme mit ermäßigtem MwSt-Satz
  • mwst2 = MwSt-Betrag des ermäßigten MwSt-Satzes
  • sum3 = Bruttosumme mit speziellem MwSt-Satz
  • mwst3 = MwSt-Betrag des speziellen MwSt-Satzes
  • sum0 = MwSt-freie Summe


Möchten Sie zusätzlich Netto-Beträge anzeigen lassen, so können Sie diese direkt in der SQL-Abfrage errechnen lassen, z.B.

SELECT bunr, datumzeit, betrag, sum1, mwst1, sum1-mwst1 AS netto1, sum2, mwst2, sum2-mwst2 AS netto2, ...

Alle Beträge sind in Cent gespeichert. Möchten Sie eine Anzeige in Euro, so schreiben Siebetrag/100 statt nur betrag.

 

 

Betriebsprüfung / Kassennachschau (Deutschland)

 

Bei einer Kassennachschau möchte der Prüfer i. d. R. Kassenumsatzdaten für einen bestimmten Zeitraum für Auswertungszwecke mitnehmen sowie verschiedene Protokolle ansehen. Sie finden alle entsprechenden Informationen und Exportmöglichkeiten im Menü

Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung

Weisen Sie den Prüfer darauf hin, dass Ihre Kasse ein elektronisches Kassenbuch führt. Die entsprechenden Daten sind ebenfalls im Datenexport enthalten.

Halten Sie auch das LaCash-Handbuch sowie Ihre Verfahrensdokumentation zur Einsicht bereit.

Besprechen Sie das Vorgehen bei einer Kassennachschau mit Ihrem Steuerberater.

 

Die Kassendaten für den Prüfer können Sie im Menü

Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung -> Daten für Betriebsprüfung bereitstellen

exportieren. Der Zeitraum ist frei wählbar. Als Datenformate stehen nach Belieben des Prüfers die Formate DSFinV-K, Beschreibungsstandard, DFKA-Taxonomie und Access-Datenbank zur Verfügung.

 

Die Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens beschreibt u. a. die internen Betriebsabläufe und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Diese Dokumentation erstellen Sie am besten im Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder einem darauf spezialisierten Unternehmensberater.

Alle die Kasse betreffenden Verfahren, Abläufe und Informationen, sind im aktuellen Systemhandbuch zur Ihrem Kassensystem beschrieben. Dieses ist Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.

Speziell für die Jahrgänge 2015/2016 finden Sie ein ergänzendes Dokument im Download-Bereich auf unserer Webseite. Seit 2017 ist das Dokument im Handbuch integriert.

Als Basis für die Erstellung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation empfehlen wir auch das entsprechende Dokument des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssysteme (DFKA).

 

Der Begriff "Programmierprotokoll" stammt aus der Welt der Registrierkassen. Der Prüfer meint damit i. d. R. die Neuerfassungen und Änderungen von Artikel-Stammdaten (insbesondere Preispflege) oder die Konfigurationsänderungen.

Sie finden beide Protokolle im Menü Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung. Die Protokolle sind nach Zeitraum eingrenzbar und können bei Bedarf gedruckt werden.

 

Gemäß DSFinV-K kennzeichnet der Vorgangstyp „AVBelegabbruch“ alle Vorgänge, die nach Transaktionsbeginn
abgebrochen werden. Ein Belegabbruch entsteht, wenn ein neuer Bon angefangen, aber nicht durch eine Zahlung abgeschlossen wurde.

Beispiel: Ein Kunde fragt nach dem Preis eines Artikels. Der Kassierer scannt den Artikel, um den Preis zu erfahren und storniert die Zeile anschließend wieder. Hierbei entsteht ein Zeilenstorno und, sofern kein weiterer Artikel boniert wurde, ein Belegabbruch.

Gemäß Vorgabe der DSFinV-K werden Belegabbrüche als "Anderer Vorgang" über die TSE abgesichert und protokolliert.

 

 

Betriebsprüfung (Österreich)

 

Die Kassendaten für den Prüfer können Sie im Menü

Büro -> Interne Kontrolle und Betriebsprüfung -> DEP-Export

exportieren.

 

Gemäß RKSV sind zum Monats-/Jahreswechsel Abschlussbons zu erzeugen und aufzubewahren. Diese Bons werden von der Kasse automatisch nach einem Monatswechsel erzeugt, sobald die erste Buchung im neuen Monat vorgenommen wird. Sie finden die Bons dann in der Bon-Historie und können diese dort über den Button "Bonkopie" ausdrucken.
Für die Erstellung des Beleges muss mindestens eine Buchung im Monat gemacht werden. Sollten Sie, z.B. aufgrund von Saisongeschäft, einen Monat ohne Verkäufe haben, so erstellen Sie manuell einen Nullbeleg, indem Sie eine Position mit 0 Euro buchen.

Gehen Sie einfach in die Kasse und tippen auf BAR ohne vorher Positionen zu erfassen. Schließen Sie den 0-Euro-Beleg ab und schon haben Sie einen Nullbeleg.